1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomen Lääkealan Lääkärit ry (”Yhdistys”)

Yhteyshenkilö: Kristiina Kuismanen

1. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja (”Rekisteröity”).

1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on kerätä Rekisteröidyistä henkilötiedot ja muut Yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot jäsenviestintää ja jäsenmaksujen laskutusta varten sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

1. Rekisterissä oleva tietosisältö

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
• Onko rekisteröidyllä lääkealan erityispätevyys
• Rekisteröidyn kodin tai työpaikan lähiosoite, postinumero ja –toimipaikka
• Rekisteröidyn työpaikka
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite
• Rekisteröidyn puhelinnumero
• Milloin rekisteröity on hakenut Yhdistyksen jäseneksi, hyväksytty jäseneksi ja toivotettu tervetulleeksi
• Milloin Yhdistyksen jäsenyys on ilmoitettu Lääkäriliittoon
• Milloin rekisteröity on ilmoittanut eroavansa Yhdistyksestä ja milloin eroaminen on ilmoitettu Lääkäriliittoon

Mikäli tietoja ei ole käytettävissä, rekisterissä olevat kentät jätetään tyhjäksi.

Tietolähteinä ovat pääsääntöisesti Rekisteröidyt. Erityispätevyystiedot saadaan Lääkäriliitolta.

1. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Tekninen tietoturva toteutetaan varmuuskopioin. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaisen työkoneen tunnus ja salasana.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

1. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Lääkäriliitolle Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi (jäsenmaksujen kerääminen).

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU/ETA –alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen asianmukaisista suojatoimista huolehditaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

1. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

1. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Kristiina Kuismaselle osoitteeseen kristiina.kuismanen@orionpharma.com.  Rekisteröity voi myös ilmoittaa Yhdistyksestä eroamisesta tai henkilötietojen muutoksesta Yhdistyksen verkkosivujen kautta: www.suomenlaakealanlaakarit.yhdistysavain.fi/jasenasiat/

1. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.11.2018.